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Prendre la parole en public visio

Tribune d'expert / 25 mars 2020

Nous vivons une période étrange où chacun cherche ses marques. Nous sommes obligés d’adapter nos méthodes de travail et nos formes d’interactions. Une chose apparaît évidente, nous ne travaillerons plus de la même manière.

Alors que certaines organisations hésitaient à rendre leurs collaborateurs plus autonomes ou rechignaient à favoriser le travail en mobilité, il s’avère qu’elles n’ont plus le choix. Fin 2019, les grèves successives auxquelles nous avons tous été confrontés avait déjà amorcé cette transformation, avec notamment l’utilisation massive de la visio. Dans le contexte de confinement que nous vivons aujourd’hui, tout cela prend une ampleur conséquente et rend la transition incontournable. C’est une formidable opportunité pour apprendre et mesurer l’efficacité des nouvelles formes de travail et d’organisation.

Il y a encore peu de temps, le télétravail était une demande forte des collaborateurs (https://zevillage.net/teletravail/etude-teletravail-malakoff-mederic/). Mais il était encore perçu avec méfiance par les managers qui y voyaient une perte de contrôle et un accord tacite pour travailler moins. Les “télé-travailleurs”, de leur côté, se trouvaient généralement obligés de définir un jour de télétravail fixe dans la semaine ce qui est l’antithèse de la flexibilité et de la mobilité.

Aujourd’hui, les entreprises qui ont la majorité de leurs effectifs en télétravail se voient contraintes d’accepter et d’accélérer cette transition. On perçoit déjà au bout d’une semaine que l’on arrive à avancer, que l’on arrive à faire des réunions et que l’on arrive à faire bouger des projets. Mais concernant les besoins plus spécifiques comme la prise de parole en public, la question se pose : qu’est-ce que cela change de présenter en visio ? Comment adapte-t-on une présentation de projet ou de résultats ? Comment se prépare-t-on ? Comment gérer les réunions d’équipes ? En ces temps de saut dans l’inconnu, nous avons souhaité vous éclairer.

Premièrement : cela ne retire en rien l’exigence de la préparation ! 

Point important : ce qui était nécessaire quand on était en live, devient incontournable lorsque l’on est en visio. Ce qui était important en termes de préparation, de structuration, de mise en scène et d’incarnation devient indispensable lorsque l’on est à distance !

C’est un fait, les temps d’attention sont plus courts et on ne contrôle pas la concentration du public car on ne le voit que de loin. On ne voit pas ce que les personnes qui assistent à notre prise de parole sont en train de faire, parfois même leurs caméras sont coupées. Plus que jamais, vous avez besoin de capter profondément leur attention. 

Et ce n’est pas chose aisée, vous perdez votre contrôle et votre manière d’interagir. Vous ne pouvez plus, de la même manière, interpeller quelqu’un ou être en interaction avec lui. Sur les écrans, plus il y a de gens, plus les visages sont petits, voire invisibles. Vous vous devez d’être plus engagé et plus engageant. Et ça, ça passe à la fois par la construction de votre présentation et par votre capacité à transmettre votre engagement.

Favorisez les prises de paroles courtes  

Vous avez surement enchainé pas mal de réunions en visio ces derniers jours. Vous avez surement remarqué que les réunions qui nécessitaient 2 à 3h d’échanges ne prennent guère plus de 1h à 1h30. Pourquoi ? La visio n’est pas un format confortable pour ceux qui écoutent pour plusieurs raisons : 

  • Il est plus compliqué d’interagir. Comme il y a en permanence un léger décalage, il est plus compliqué de savoir quand intervenir sachant que les moments où deux personnes parlent en même temps deviennent vite insupportables. Du coup, on préfère aller droit au but afin de poser ses questions plus tard, quitte à se voir en plus petit comité par la suite.
  • Dans une réunion classique, vous adaptez naturellement votre comportement lorsque l’on vous regarde. Mais en visio, vous pouvez potentiellement être regardé n’importe quand, par n’importe qui et vous ne pouvez pas le savoir. Cela crée une tension qui rend les réunions en visio plus fatigantes.

L’attention est certes plus difficile à manager mais elle est aussi plus concentrée. Il faut en profiter pour faire passer plus de messages en moins de temps. C’est le moment de vous essayer au format Pitch de 5 minutes largement adopté par nombreux de nos clients. 

En réduisant les temps de prise de parole, vous privilégiez les interactions qui deviennent primordiales car elles sont votre seul moyen d’échanger. Pour cela, organisez des temps de Q&A plus longs afin d’engager votre audience, même à distance. Vous le verrez, ces temps d’échanges sont précieux car on ne peut plus se permettre de se couper la parole, de créer des discussions parallèles, sinon plus personne n’y comprend rien. Les interactions sont donc plus structurées et plus riches. En présentiel on pouvait demander globalement “avez-vous des questions ?”. En visio, c’est le brouhaha assuré ! Il est préférable d'interroger individuellement chaque participant. Ainsi les plus introvertis ne peuvent plus se cacher derrière ceux qui monopolisent la parole et vous récupérerez de précieux commentaires.

Prenez plus que jamais soin de vos supports de présentation ! 

Si vous nous suivez régulièrement, vous savez que cela fait longtemps que nous mettons en garde sur les supports trop chargés (texte, tableaux, graphiques…). Ce sont des supports souvent construits pour être lus et non vus.

Ces formats sont contre-productifs pour tout le monde : l’orateur se voit contraint de commenter ses slides et le public hésite entre lire et écouter dans la mesure où il ne peut pas faire les deux en même temps. 

En visioconférence, il y a une contrainte supplémentaire : sur la plupart des solutions, quand vous partagez votre écran on ne vous voit plus, ou en très petit. Or, quand on regarde un écran fixe, sans voix à laquelle s’accrocher, l’attention baisse. Il est plus difficile d’être attentif lorsque l’on doit lire, sans avoir la personne en mouvement devant soi. Sachez donc que si vous projetez des slides avec beaucoup de texte, ce que vous êtes en train de dire ne sert pas à grand-chose, car votre audience est plus occupée à vous lire qu’à vous écouter. C’est déjà vrai en présentiel, c’est fatal en visio. 

Nos conseils : 

  • Utiliser le partage d’écran avec parcimonie afin que l’auditoire puisse vous voir régulièrement. En visio, le non-verbal se réduit au cadre de votre caméra. Votre visage et votre gestuelle sont les seuls moyens de transmettre votre engagement. Ne vous cachez pas derrière votre support de présentation. Préférez davantage de slides avec peu de contenu. Cela vous aidera à maintenir l’attention autour de votre propos et permettra à votre audience de se concentrer sur ce que vous dites. 
  • Certains d’entre vous seront tentés de projeter leurs slides sur leur télé ou un autre écran derrière eux. Excellente idée, mais attention à la visibilité réduite ! Une mauvaise connexion internet peut flouter votre écran ou les caractères apparaîtront trop petits pour que l’on puisse percevoir ce qui est écrit. Encore une fois, privilégiez des slides plus épurées, quitte à ce qu’elles soient plus nombreuses.

En synthèse, privilégiez des prises de parole plus courtes et sans support en ayant le réflexe d’envoyer un support complet par la suite. Cela vous permettra de créer des temps d’échanges et d’être plus engageant sur un temps plus court. Votre support post réunion permettra de retrouver les points essentiels tout en creusant les sujets qui n’auraient pas pu être développés en séance.  

Globalement, cette situation nous pousse un peu brutalement à travailler de façon plus agile. Mais il faut la voir comme l’opportunité de développer des nouvelles méthodes de travail qui seront de formidables enseignements à reproduire même après le retour au bureau. 

Par Sébastien Bernard, co-fondateur de ZEPRESENTERS

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