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Dans une crise sanitaire sans précédent, le monde de l’entreprise a été contraint de mettre en place des dispositifs de travail et les principes d’un management à distance. Cependant certaines lacunes au niveau technologique se sont faites sentir. En effet, selon un sondage récent, 91% des responsables RH pointent du doigt le manque d’infrastructures technologiques et les difficultés à s’adapter aux nouvelles méthodes de travail.

Le défi majeur que les entreprises doivent relever pour assurer la continuité de leur activité se trouve dans l’accès aux informations. L’enterprise search s’avère être une solution décisive sur ce point en permettant non seulement de maintenir l’activité sur le moment mais également de la rendre pérenne.

Au-delà du simple investissement, certaines exigences fondamentales doivent être prises en compte afin de maximiser tous les bénéfices de cet engagement : 

• L’ensemble des contenus et données de l’entreprise doivent être accessibles aux employés et ce, en toute sécurité sans que cela nécessite la mise en place d’une migration à risque. 
• La sécurité des données et le contrôle d’accès aux informations doivent être rigoureusement appliqués.
• La pertinence des informations est indispensable pour que les utilisateurs puissent travailler de manière efficace et rapide. Pour cela, il est nécessaire d’avoir différents types d’analyses statistiques et linguistiques, prêtes à l'emploi pour gagner du temps lors de l’implémentation de l’enterprise search.
• La classification, par exemple à l’aide d’algorithmes de Machine Learning, doit également être disponible à tout moment pour les scénarios où une approche fondée sur des règles ne suffit pas.
• L’interface utilisateur doit être agile et souple afin de prendre en charge des solutions pour des cas d'utilisation multiple au sein de l'organisation.

Ces exigences, si elles sont correctement prises en compte, apportent des avantages significatifs aux collaborateurs de l’entreprise. 

Un gain de temps précieux

La mise en place d’une solution d’enterprise search permet un gain de temps dans la recherche contextuelle de documents et d’informations sans pour autant perturber la concentration et le flux de travail qu’engendrerait des demandes émises auprès des collègues. Ce temps gagné permet d’augmenter la productivité de l’ensemble des employés.

Partage d’expérience et du savoir-faire

Selon des données recueillies avant l’essor du télétravail, les entreprises du Fortune 500 accusaient déjà une perte d’environ 31,5 milliards de dollars par le seul fait de ne pas partager suffisamment leurs connaissances. L’enterprise search permet de combler cette lacune en facilitant les flux de partage de savoir-faire ainsi que l’expérience des employés, y compris au moment où ils quittent l’entreprise.

Des informations faciles d’accès 

Selon une étude comparative réalisée par les responsables d’IntraTeam, seulement 25% des organisations sondées sont satisfaites de la fonctionnalité de recherche interne mise en place. Ces lacunes enregistrées avant la période de confinement démontrent l’importance de la mise en place d’une  structure de travail numérique solide. L’enterprise search permet de répondre à ce besoin en centralisant la recherche de fichiers, documents et présentations, facilitant de fait leur accessibilité aux différents membres de l’équipe. 

Augmenter l’efficacité 

L’accès à une information pertinente permet aux employés de gagner en temps et d’être ainsi plus productifs. Ces avantages fournissent par la suite un meilleur service aux clients et permettent notamment de raccourcir les délais d’exécution. 

Il est indéniable que la pandémie Covid-19 a révélé des lacunes dans les systèmes de fonctionnement internes des entreprises. Bien que certains domaines prennent conscience jour après jour de l’importance des infrastructures technologiques afin d’assurer la continuité de l’activité, beaucoup reste à faire sur le plan de l’accès aux informations. L’Enterprise search s’avère être, plus que jamais, une réponse favorable pour pallier à ces lacunes. 

Par Laurent Fanichet, Vice-président, Marketing, chez Sinequa