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Pourquoi les entreprises se tournent-elles de plus en plus vers les solutions de gestion de ressources numériques ?
Une problématique vieille comme le monde pour les entreprises ! Comment ranger et organiser ses données et fichiers de la façon la plus optimale possible ? Avec les récentes innovations technologiques et les nouveaux phénomènes du type ATAWAD (anytime, anywhere, any device), les entreprises se doivent de trouver des solutions qui pourront à la fois organiser les données, les rendre accessibles à tous tout en les protégeant. Retour sur l’intérêt grandissant du monde corporate pour les solutions de gestion de ressources numériques. Par Jean-Michel Laurent, représentant France d’Extensis.
Le monde du travail, en pleine mutation, incite les sociétés à se tourner vers des solutions qui permettent de collecter des contenus photos et vidéos, d’indexer les fichiers et de les rendre accessibles à tous au travers d’une plateforme commune. En clair, elles traitent les fichiers en un ensemble homogène et cohérent.
Une réponse à de nouvelles habitudes de travail
La multiplication sur le marché des solutions de gestion de ressources numériques répond au besoin grandissant des entreprises de s’adapter aux nouveaux modes de travail des salariés. Nous sommes aujourd’hui loin des structures traditionnelles. Alors que les compagnies sont composées de filiales internationales et d’équipes en situation de mobilité en constante recherche d’efficacité, les projets se veulent de plus en plus complexes et multisectoriels.
La multiplication des acteurs qui en résulte appelle une complexification et une adaptation des logiciels traditionnels.
Si les équipes partageaient hier leurs données à travers un serveur physique et fixe, elles souhaitent aujourd’hui y avoir accès de façon collaborative, simple, flexible, illimitée dans le temps et l’espace. C’est ce fameux ATAWAD : anytime, anywhere, any device.
Un réel levier de performance pour les entreprises
Loin de répondre à une simple demande de leurs collaborateurs, les équipes dirigeantes des entreprises voient de nombreux avantages à investir dans des solutions de gestion de ressources numériques.
Tout d’abord, elles représentent un réel vecteur d’efficacité et de performance. Certains logiciels sont si performants que les utilisateurs peuvent gagner jusqu’à 3h de travail par jour ! Au moyen d’un système d’indexation et d’un moteur de recherche performants, les fichiers sont facilement classés, archivés, retrouvés et partagés.
Alors que ces immenses bibliothèques de ressources numériques représentent un réel capital pour les entreprises, les solutions de gestion de ressources numériques permettent à la fois d’optimiser les achats mais également de protéger le capital. De plus, ces solutions permettent de contrôler l’utilisation de chaque fichier par les équipes.
Comment choisir la solution adaptée à son besoin ?
Le marché est porteur ce qui induit une multiplication des offres. Alors que de plus en plus d’entreprises reconnaissent la valeur ajoutée de ce type de solutions, il est parfois difficile de faire le tri et de sélectionner la plus adaptée aux besoins de sa propre société. L’analyse des prix peut orienter le choix vers des prix très bas qui ne comprennent pas l’installation de la solution. Or, moins la solution est optimum, plus le temps et le coût d’installation est élevé, sans parler des éventuels bugs et réparations.
Afin de porter son choix sur une solution adaptée qui conviendra à l’ensemble des utilisateurs, il faut opter pour une solution clé en main, intuitive et facile d’utilisation.
Si besoin, certains logiciels sont multi-langues et parfaitement adaptés aux sociétés internationales.
Les besoins des entreprises sont multiples. Il est aujourd’hui possible de personnaliser ces logiciels pour une plus grande efficacité. Enfin, alors que tous les salariés ont une approche différente des nouvelles technologies, il est important d’anticiper les éventuels besoins en formation des équipes.
Un secteur qui ne cesse d’évoluer
Entièrement intégrées au marché des nouvelles technologies qui se veut en perpétuelle mouvance pour répondre efficacement aux conjonctures actuelles, les solutions de gestion de ressources numériques font également preuve d’innovation. On assiste donc à une dématérialisation des supports. Certaines solutions développent en effet des applications mobiles qui permettent d’avoir un accès permanent et de n’importe où au logiciel. Certains professionnels développent également de nouveaux produits utilisant des encodages tels qu’HTML5 afin de rendre leurs solutions compatibles à tous les devices.
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