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Digital Workplace : quels sont les facteurs clés de succès ?
WeLoop, éditeur d’une solution de digital workplace simplifiant les échanges entre utilisateurs et DSI, dévoile aujourd’hui les résultats de son étude Les 8 plus grands challenges de la digital workplace. Conduite auprès d’une centaine de spécialistes internationaux dans quatre pays (France, Angleterre, Etats-Unis, Allemagne et Espagne), cette enquête met en avant les principaux facteurs de réussite de la digital workplace.
Alors que la crise sanitaire actuelle a bouleversé le monde du travail en généralisant de nouveaux usages comme le télétravail, les organisations ont dû faire preuve d’agilité pour s’adapter aux nouveaux besoins de leurs collaborateurs. La digital workplace est ainsi devenue l’élément incontournable aujourd’hui au sein des entreprises, accélérée par la Covid. En effet, 95% des répondant de l’étude WeLoop affirment que les initiatives liées à la digital workplace se sont accélérées suite à la Covid-19 et 76% ont d’ailleurs prévu d’augmenter le budget alloué à cet environnement numérique dans les deux prochaines années.
Il est clair que l’évolution des moyens de collaboration entre équipe métier et informatique, la diffusion de la culture agile et la satisfaction des utilisateurs sont aujourd’hui des enjeux stratégiques de la DSI. WeLoop a identifié les huit plus grands challenges liés à la mise en place d’une digital workplace prospère.
#1 Le succès de la digital workplace est fondé sur une DSI proche des métiers
Pour 38% des répondants, l’élément le plus important pour le succès de sa digital workplace est d’avoir des équipes informatiques proches des équipes métiers. 26% pensent quant à eux que le succès réside dans une transformation digitale bien avancée tandis que 14% se tournent vers la DSI pour porter le projet.
#2 Impliquer davantage le top management dans la transformation
Une majorité de réponses libres évoque des problématiques de gouvernance et le manque d’implication des équipes dirigeantes. Ainsi, il est essentiel de mettre en place une véritable coopération entre RH - DSI et métiers pour impacter positivement l'expérience collaborateur.
Favorisée par l’engagement de tous, la bonne mise en place d’une digital workplace identifiée comme une véritable communauté doit nécessairement passer par une collaboration unilatérale au sein de l’entreprise pour englober tous les besoins et proposer un outil adapté à tous.
#3 Améliorer l’UX des applications internes existantes
Plébiscitée par 93% des répondants, l’UX est l’enjeu le plus important dans l’utilisation d’une digital workplace. L’expérience des employés apparaît comme l’un des plus grands challenges à relever pour le succès de la digital workplace. L’expérience client est devenu aujourd’hui un élément incontournable de la satisfaction que cela soit en externe comme en interne : près de 40% des utilisateurs cesseront par exemple de s'engager s'ils trouvent le contenu ou la mise en page d'un site web de mauvaise qualité (source). Il en va de même pour les applications d’entreprises et il est donc important que des solutions, comme WeLoop, puissent changer la donne en matière de processus de co-création d'applications pour permettre aux entreprises de prendre en compte la voix des utilisateurs et de leurs collaborateurs.
#4 Intégrer davantage les équipes métiers
Véritable bureau digitalisé accessible partout et tout le temps, la digital workplace est identifiée par la plupart des collaborateurs comme un outil essentiel à une collaboration efficace à distance. C’est pour cela que pour 87% des sondés, le besoin d’une digital workplace efficace est plus important si les équipes sont réparties sur différents sites.
La digital workplace prouve particulièrement sa nécessité dans le contexte de la crise sanitaire actuelle où les problématiques liées au télétravail sont au coeur des entreprises, mais pas que. Les entreprises du secteur de l’énergie par exemple doivent savoir conjuguer les expériences terrains à celles de la maintenance. Une digital workplace adaptée est essentielle pour une collaboration intuitive et productive inter-équipe.
#5 Utiliser la digital workplace comme un outil de modernisation des échanges avec la DSI
Pour 89% des répondants, la digital workplace est l’un des éléments clés de la modernisation et de la transformation de la DSI. Les échanges entre les équipes métiers et les équipes techniques peuvent parfois susciter de la frustration : demandes incomprises, temps de développement trop long, équipe IT débordée…
La digital workplace répond à deux besoins nécessaires à une collaboration efficace et satisfaisante : la communication et la transparence. Grâce à un environnement numérique collaboratif, toutes les équipes peuvent ainsi partager leur besoin et ainsi trouver auprès de la DSI un écho à leur suggestion. Cette communication transparente entre deux univers bien distincts est au service de la productivité de l’entreprise et à la rétention de talent au travers d’une organisation reconnaissante et entreprenante.
#6 Identifier des solutions qui s’intègrent dans les workflows existants.
Le premier challenge rencontré dans la mise en place d’une digital workplace est de trouver des solutions adaptées au besoin de leur entreprise. La majorité des répondants voit en cet environnement numérique un outil pensé pour adresser différentes problématiques auxquelles les collaborateurs peuvent être confrontés quotidiennement.
Au-delà d’un simple espace d’échange, la digital workplace doit pouvoir répondre aux besoins des collaborateurs à tout moment et en toute circonstance. Il est essentiel pour une entreprise d’identifier l’ensemble des besoins afin de proposer une plateforme adaptée et cohérente aux demandes internes. L’évangélisation sur les contraintes en termes de sécurité informatique sont également des challenges relevés par les répondants dans la mise en place d’une digital workplace.
#7 La sécurité doit être un pilier de la digital workplace
La sécurité informatique est cité comme le l’un des plus gros challenges à relever en matière de mise en place d’une digital workplace. C’est de facto un élément majeur à prendre en compte au moment du déploiement.
Alors que la crise sanitaire actuelle a favorisé le télétravail, elle a également accéléré les principaux risques informatiques liés à ce nouvel usage : vol de données, rançons demandées en échange de données, etc. Le cabinet Wavestone (1) souligne que pour 1 cas sur 6, l’attaquant s’est infiltré dans le système d’information en exploitant des services d’accès à distance vulnérables ( de nombreux services d’accès distants ont été déployés à la hâte pendant la crise sanitaire).
A l’heure où les nouveaux usages en entreprise se généralisent, une attention toute particulière doit être portée à la sécurité.
#8 Les grands chantiers de la transformation digitale doivent avoir commencé
La transformation digitale doit avoir a minima commencé pour assurer les fondations d’une digital workplace à succès. 26% des répondants de l’étude conduite par WeLoop sont convaincus que le succès réside dans une transformation digitale bien avancée.
La communication et la collaboration étant les bases d’une digital workplace réussie, fédérer les identités, opter pour une stratégie cloud first et intégrer le device dans la stratégie sont également les trois éléments essentiels à prendre en compte pour la mise en place d’un environnement numérique.
La collaboration est le maître mot d’une digital workplace fonctionnelle et utile à l’entreprise. La DSI doit pouvoir fédérer ses utilisateurs pour diffuser une culture agile et transparente. En effet, la réussite de la digital workplace est conditionnée à l’engagement des employés dans ce grand projet, et plus particulièrement, des équipes informatiques. C’est à ces dernières de diffuser les nouveaux moyens de collaboration et de transparence apportées par les méthodes agiles.
Méthodologie
L’étude a été réalisé du 20 Juin au 15 Juillet 2020 auprès de 100 répondants spécialistes de la digital workplace dans quatre pays : France, Angleterre, Etats-Unis, Allemagne et Espagne.
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