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Réseau social d’entreprise, agenda partagé, système de chat, solution de partage de fichiers, ou encore visioconférence : les outils collaboratifs deviennent de plus en plus indispensables en entreprise. En mettant en réseau les collaborateurs, ils permettent en effet d’améliorer le travail d’équipe, d’augmenter les performances et de doper l’innovation. Toutefois, des bonnes pratiques sont à adopter pour tirer le meilleur de ces solutions collaboratives. Par Lydie Balfet, responsable marketing et offres, NetExplorer.

1. Fournir un outil ergonomique

Le but d’un outil collaboratif est de connecter ensemble les salariés de l’entreprise, pour leur permettre de réaliser leurs tâches quotidiennes plus facilement, de partager leurs compétences, et d’améliorer le travail d’équipe. L’ergonomie des solutions collaboratives est primordiale pour favoriser l’adhésion des collaborateurs, d’autant plus qu’ils sont habitués dans leur vie personnelle à utiliser des outils grand public, décriés pour leur sécurité mais acclamés pour leur intuitivité. Il est donc indispensable d’opter pour des solutions professionnelles adaptées à une utilisation en entreprise et présentant une ergonomie « user-friendly ».

2. Donner de l’autonomie aux collaborateurs

Mettre en place une solution collaborative dans une entreprise où la hiérarchie reste trop prononcée serait totalement contre-productif. En effet, quel serait l’intérêt d’installer de tels outils si les utilisateurs sont bridés et les managers peu désireux de partager les compétences justifiant leur position de pouvoir ? L’utilisation de solutions participatives est une des briques d’une réflexion qui doit être menée dans un niveau beaucoup plus large, au niveau de l’organisation de l’entreprise et son style de management. Favoriser l’échange de compétences, la prise de décision et le travail d’équipe grâce à un large panel de fonctionnalités permettra d’améliorer les performances des collaborateurs.

3. Prendre en compte le travail à distance

Installer un nouvel outil collaboratif n’est pas une simple affaire. En effet, l’investissement en temps humain n’est pas négligeable : recenser les besoins de l’entreprise, découvrir les outils y répondant, les tester, faire établir des devis, les étudier, valider une offre, installer la solution, créer des comptes utilisateurs et former ces derniers à son utilisation... Il faut être sûr de son choix pour éviter de devoir tout recommencer à zéro quelques mois plus tard car l’outil n’était pas adéquat. La cause de cette mésaventure la plus fréquente est que l’entreprise n’avait pas su anticiper les besoins futurs de ses collaborateurs. Et l’un d’entre eux est le travail à distance : le télétravail qui se démocratise de plus en plus bien sûr, mais également le travail en mobilité. Nombreux sont les collaborateurs à vouloir travailler durant leur temps de transport ou en déplacement par exemple. Si les solutions collaboratives ne sont plus accessibles une fois un pied mis hors du siège de l’entreprise, alors elles perdent tout intérêt. Si vous êtes une entreprise de BTP et que vous ne pouvez pas partager un plan directement depuis un chantier, alors à quoi bon installer une solution de travail collaboratif ?

4. Conserver un suivi des actions

Si les collaborateurs doivent disposer d’une large palette de fonctionnalités et être autonomes autant que faire se peut, il n’empêche que la traçabilité des actions réalisées via l’outil constitue un critère de choix important lors de la prise de décision. Les données sont ce qu’une entreprise a de plus précieux, il est donc important d’opter pour une solution assurant un suivi précis des actions réalisées afin de préserver la confidentialité des documents. Personne n’est à l’abri qu’un conflit éclate au sein de l’entreprise, ou d’intentions malveillantes de la part d’un utilisateur.

5. Sensibiliser les utilisateurs à l’outil

Pour fédérer les collaborateurs autour de l’outil, il est important de les impliquer et de les motiver : des séances de formation (si elles sont nécessaires), mais aussi des bases de connaissances avec tutoriels vidéos pour qu’ils puissent rapidement prendre en main la solution collaborative et l’utiliser en toute autonomie. Ces outils ayant vocation à améliorer le travail des utilisateurs sont ainsi facteur de bien-être au travail : il est donc indispensable de les sensibiliser à ce sujet afin qu’ils en tirent la meilleure utilisation possible.